Staf (Finance, HR, IT, M&C, Facilities, Secretariaat, Quality&Legal)

Secretariaatsmedewerker

24 uur
Utrecht
MBO
Junior
Kan jij niet wachten om het verschil te maken voor jouw collega’s en hen te ondersteunen op secretarieel gebied? En wil je dit ook nog het liefst doen bij een organisatie die bijdraagt aan een vitale en duurzame leefomgeving? Reageer dan en kom ons Business Support-team (secretariaat) versterken!   Read More
Direct solliciteren

Secretariaatsmedewerker

Standplaats
Utrecht
Vakgebied
Staf (Finance, HR, IT, M&C, Facilities, Secretariaat, Quality&Legal)
Opleidingsniveau
MBO
Werkervaring
Junior
Aantal uur
24
Solliciteer tot
26 maart 2026

Deel deze vacature

Over TAUW

Echt impact maken doe je bij TAUW. Want net als jij hebben wij een ambitie: toonaangevend zijn op het gebied van ontzorgen, ondersteunen en organiseren. Als internationaal advies- en ingenieursbureau werken we dagelijks aan een vitale en duurzame leefomgeving. Als Secretariaatsmedewerker ben je onder andere verantwoordelijk voor correspondentie, mail- en agendabeheer en administratieve taken.

"Ben jij klaar voor een 24-urige werkweek die ruimte biedt voor jouw privéleven? Sluit je aan bij ons team!".

Het totale Business Support-team binnen TAUW bestaat uit in totaal 35 medewerkers en twee teammanagers. Zij werken verspreid over de verschillende locaties in Nederland en de twee Business Units bij TAUW.

Hier word jij enthousiast van

Als Secretariaatsmedewerker ben je hét aanspreekpunt voor een deel van de TAUW-collega’s die werkzaam zijn bij TAUW. Je ondersteunt je collega’s met uiteenlopende werkzaamheden en bent onder andere verantwoordelijk voor:
 
  • ​Uitgaande correspondentie en documenten. Deze worden verwerkt aan de hand van huisstijlafspraken, gecontroleerd op Nederlandse taal, voorzien van de juiste documentcodering en digitaal gearchiveerd.
  • Mail- en agendabeheer, het maken van externe en interne afspraken voor medewerkers middels Outlook en het reserveren van vergaderzalen en het bestellen van lunches.
  • Algemene en facilitaire werkzaamheden om de afdeling zo goed mogelijk te ondersteunen en het verzorgen van overige administratieve taken, het bestellen van kantoorartikelen, bloemen, boeken van hotels/reizen et cetera.
  • Het organiseren van interne en externe bijeenkomsten zoals jubilea, recepties en workshops.
  • Het bieden van (digitale) ondersteuning aan Business Support teams van onze andere vestigingen in Nederland in geval van ziekte, piekdrukte of vakanties.
  • Het overnemen van receptiediensten tijdens de afwezigheid van de receptioniste.

Werkdagen
"Woensdag en vrijdag zijn verplichte werkdagen, terwijl we je aanwezigheid op andere dagen in goed overleg afstemmen. De werktijden zijn van 08.30 tot 17.00 uur, met uitzondering van het openen van de receptie om 08.00 uur als de receptioniste afwezig is. Gedeeltelijk thuiswerken is mogelijk!"
 
Het betreft een functie voor 24 uur per week. De eerste tijd zal grotendeels op kantoor zijn, om goed ingewerkt te kunnen worden. In overleg met je teammanager en de directe collega’s zullen ook de verschillende taken nader afgestemd worden.
 
Afhankelijk van je relevante werkervaringsjaren gaan we uit van een salarisrange van EUR 2.613,00 tot EUR 3.478,00 bruto bij een fulltime dienstverband.

Dit is onderdeel van je werkzaamheden (uitzondering van Utrecht, hier heb je dus receptiediensten)

Wat jou de ideale aanwinst maakt

Om deze functie goed uit te kunnen voeren vragen we minimaal een afgeronde
MBO-opleiding op secretarieel gebied. Dit vul je aan met minimaal 2 jaar ervaring in een soortgelijke functie. Verder herken je jezelf in onderstaande punten:
 
  • Je vindt het prettig om zowel zelfstandig als in een team te werken, je bent nauwkeurig in je werk en je handelt en communiceert proactief. Je geeft bijvoorbeeld terugkoppeling aan de juiste collega, nadat je een afspraak hebt gepland, een reis hebt geboekt of een document hebt verwerkt.
  • Je hebt kennis van en ervaring met de standaard Microsoft Office pakketten en je kan werken met Office365 en Teams.
  • Je bent in staat om veel te schakelen, je weet het hoofd koel te houden onder hectische omstandigheden en prioriteiten stellen is voor jou geen probleem. Zo kan het bijvoorbeeld gebeuren dat je om 15:00 uur gevraagd wordt om een spoedoverleg te plannen voor de volgende ochtend voor vijf of zes mensen, wat veel puzzelwerk vraagt. Ondertussen ligt er een offerte die ad hoc moet worden aangepast, omdat de kosten veranderd zijn en de volgende dag de juiste bedragen in het document moeten staan. De notitie die je af wilde maken, zal dus nog even moeten wachten tot morgen. Je hebt een representatieve, vriendelijke en enthousiaste uitstraling. Je helpt graag collega’s en hebt oog voor detail.
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal. Je bent communicatief sterk (zowel schriftelijk als mondeling).
  • Jij beheert de agenda's voor collega’s en je weet hierin de juiste afwegingen te maken. Je weet goed en direct te communiceren wanneer iets echt niet past in de agenda’s, ook als je daarmee iemand teleur kan stellen.
Onderdeel van de sollicitatieprocedure is dat je een dagdeel meeloopt bij je toekomstige team om te kijken of er een goede match is.
 
Voldoe je niet helemaal aan alle functie-eisen, maar is deze rol je wel op het lijf geschreven? Ook dan nodigen we je uit te solliciteren. We zijn benieuwd naar je motivatie!
 

Waarom TAUW

Bij TAUW maak je echte impact. Je werkt aan projecten die bijdragen aan een vitale en duurzame leefomgeving. Dat doe je bij een internationaal advies- en ingenieursbureau waar mensen centraal staan. Samen werk je elke dag aan oplossingen die ertoe doen, voor vandaag en voor de toekomst.

Je krijgt veel vrijheid en vertrouwen. Je bepaalt zelf waar en wanneer je werkt. Je hebt minimaal 30 vakantiedagen, met de mogelijkheid om extra verlof te kopen, en een goede pensioenregeling. Werk je thuis, dan ontvang je een thuiswerkvergoeding en richt TAUW je thuiswerkplek goed voor je in.

TAUW is van en voor de mensen. Alle vaste medewerkers kunnen mede-eigenaar worden en delen gelijkwaardig in het resultaat. Bij een vaste aanstelling krijg je direct vijf aandeelcertificaten. Er is volop aandacht voor plezier, vitaliteit en ontwikkeling, met activiteiten, gezondheidsprogramma’s en opleidingen via TAUW University. Zo blijf je groeien, professioneel en persoonlijk.

Stap 1: Sollicitatie
Je vult je gegevens in via het sollicitatieformulier onder deze vacature. Nadat je op verzenden hebt gedrukt zijn wij aan zet! Heb je vragen over de vacature, neem dan contact op met de recruiter of teammanager die op deze pagina vermeld staan.
Stap 2: Ontvangst­bevestiging
Om er zeker van te zijn dat je sollicitatie goed is aangekomen, ontvang je van ons een automatische ontvangst­bevestiging per mail.
Stap 3: Selectie
Wij nemen jouw sollicitatie in behandeling en laten je binnen twee weken weten of we samen met jou de mogelijkheden verder willen verkennen.
Stap 4: Kennis­makings­gesprek
Het eerste gesprek voer je over het algemeen met twee TAUW’ers: Vaak je toekomstige leidinggevende en iemand uit het team. We zijn benieuwd naar wie jij bent en wat we voor elkaar kunnen betekenen.
Stap 5: Online assessment
Als het eerste gesprek positief is verlopen, nodigen we je graag uit voor een tweede gesprek. We vragen jou om voorafgaand aan het gesprek een online selectietest te maken, zodat we met de uitkomsten nog beter met elkaar de diepte in kunnen.
Stap 6: Tweede gesprek
Meer toekomstige collega’s willen jou graag leren kennen. Zo weten we allebei zeker of er een klik is tussen jou en het team waar je komt te werken.
Stap 7: Arbeidsvoorwaardengesprek
Allebei nog net zo enthousiast? Dan word jij uitgenodigd voor een arbeids­voorwaardengesprek met één van onze HR adviseurs. Tijdens dit gesprek vertellen we je graag alles over onze arbeids­voorwaarden.
Stap 8: Aanbod
Je ontvangt ons aanbod. Dit is gebaseerd op de afspraken die tijdens het arbeids­voorwaarden­gesprek zijn gemaakt.
Stap 9: Welkom bij TAUW
Je hebt jouw arbeids­overeenkomst getekend en bent klaar om jouw ambities waar te maken. LIVE YOUR AMBITION en welkom bij TAUW!

Sollicitatieprocedure

We maken het je graag makkelijk. Ons proces is overzichtelijk en persoonlijk, zodat je snel weet waar je aan toe bent. Vanaf het moment dat je solliciteert, houden we je goed op de hoogte. Zo weet je precies welke stap de volgende is en wie je daarbij spreekt.

Start jouw sollicitatie

Solliciteer direct

"*" geeft vereiste velden aan

Naam*
Geboortedatum*
Toegestane bestandstypen: pdf, Max. bestandsgrootte: 32 MB.
Toegestane bestandstypen: pdf, Max. bestandsgrootte: 32 MB.
Dit veld is verborgen bij het bekijken van het formulier

Vergelijkbare vacatures

Staf (Finance, HR, IT, M&C, Facilities, Secretariaat, Quality&Legal)

IT Business Analyst

Zie jij het als uitdaging om de brug te slaan tussen business en IT en onze internationale processen naar een hoger niveau te tillen? Heb jij oog voor detail, maar ook de creativiteit om ideeën en processen te visualiseren in mockups met tools als Figma? En vind je het leuk om Product Owners en scrumteams te ondersteunen in hun werk?… Read More

Bekijk vacature
Staf (Finance, HR, IT, M&C, Facilities, Secretariaat, Quality&Legal)

Solution Architect

Zie jij het als uitdaging om onze internationale businessprocessen te ondersteunen met goed ingerichte en samenhangende ERP-oplossingen? Heb jij diepgaande kennis van businesssystemen en weet je deze te vertalen naar heldere architectuurkeuzes en integraties? Reageer dan en kom ons Architectuur & Informatiemanagement-team versterken!   Read More

Bekijk vacature
Staf (Finance, HR, IT, M&C, Facilities, Secretariaat, Quality&Legal)

UX/UI Design Stagiair(e)

Ben jij creatief, leergierig en klaar om jouw UX/UI-skills in de praktijk te brengen? Werk je graag samen met product owners en vind je het leuk om van abstracte ideeën klikbare prototypes te maken? Dan hebben wij een mooie stageplek voor jou!   Read More

Bekijk vacature